GSuite: un outil de gestion d’équipe parfait pour vos besoins

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Connaissez-vous la suite professionnelle Google G Suite ? Voici un aperçu des outils de travail professionnels que vous y trouverez.

Faites votre meilleur travail, tout à la même place

Avec G Suite, il devient facile de gérer une équipe ainsi que de gérer tous les documents nécessaires à votre entreprise. De Google Docs à Google Sheets, tout ce dont vous avez besoin se trouve dans cette suite.

Restez en contact avec vos collègues

Il n’est pas toujours évident de garder les disponibilités de tout le monde à l’oeil, surtout si celles-ci changent. Avec G Suite, il est possible d’utiliser des calendriers partagés. Cette option permet à tous les membres de votre équipe de coordonnées les disponibilités de tout le monde, facilement. Il est aussi possible d’organiser des réunions avec l’envoi automatique de courriels.

Avec un simple clique, vous pouvez transformer votre réunion en conférence vidéo pour inclure tout le monde qui ne pourrait pas se déplacer. Il est possible de le faire à partir de n’importe quel appareil qui possède une caméra fonctionnelle.

Il est aussi possible de partager votre écran avec vos employés ou collègues pour que vous puissiez voir ensemble le travail que vous effectuez sur le projet, soit pour informer celui-ci, ou pour avoir de ses conseils.

Donnez vie à vos projets

Tous vos fichiers sont sauvegardés dans le nuage de Google Drive, en plus que toutes les modifications soient sauvegardées automatiquement au fur et à mesure. Ensuite, n’importe quel appareil connecté à votre suite a accès à ces documents, permettant à tout le monde de travailler sur le même projet, en même temps, chacun de son côté.

Tous les fichiers sont disponibles dès que vous avez une connexion internet, mais il est aussi possible d’y accéder sans cette connexion. Simplement cocher l’option qui propose d’y avoir accès hors ligne dans les paramètre du document, et peu importe où que vous soyez, vous aurez accès à le modifier. Les données seront sauvegardée lorsque vous aurez de nouveau une connexion internet.

Dans chaque document, il est possible de laisser des commentaires, ce qui permet à chacun de commenter les sections des autres pour leur permettre de corriger ou d’améliorer quelque chose. Vous pouvez donc, en temps réel, vérifier le travail des autres et leur faire part de vos opinions.

Il est, de plus, facile d’inviter des gens sur votre projet, soit en spectateur ou en collaborateur. Plus besoin d’envoyer le document par courriel en attachement. Les invités en spectateur pourront lire le document, sans le modifier, et, si vous le désirez, il pourront laisser des commentaires.

La sécurité, c’est primordial

Vous pouvez protéger vos données avec G Suite avec l’option de vérification à deux étapes. Ce qui veut dire qu’à chaque fois que vous vous connecterez sur votre compte pour la première fois sur un appareil, un mot de passe vous sera demandé, comme d’habitude. Pour renforcer la sécurité, un code de validation vous sera envoyé par messagerie texte ou appel vocal. Vous pouvez ensuite décider de désactiver la vérification à deux étapes pour cet appareil.

De plus, G Suite utilise l’authentification unique, ce qui veut dire qu’avec une seule authentification, vous avez accès à tous ses logiciels. Fini le temps où il fallait trouver plusieurs mot de passe différents. Cette option élimine aussi le risque qu’apporte les mots de passe récurrents. Les gens ont tendance à choisir souvent le même mot de passe, habituellement facile à retenir. Cette pratique amène souvent des risques.

G Suite vous donne aussi l’option de faire la gestion des appareils. Celle-ci vous donne la capacité de décider qui peut toujours se connecter à votre suite. Si un appareil est perdu, ou si un employé vous quitte, il devient facile de faire en sorte que personne n’a accès à ce qu’il ne devrait pas.

Voilà, vous êtes maintenant mieux équipé pour gérer votre équipe et vos documents de façon tout-à-fait sécuritaire!

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Josée Barrette
Josée Barrette
J'ai commencé à travailler dans le milieu du web en 2005 comme chargée de projet/coordonatrice. Par la suite, j'ai dirigé des équipes de productions et de chargés de projet. En 2014, j'ai décidé de mettre mes connaissances et mon expérience au service des petites entreprises et des travailleurs autonomes.